Korespondencja urzędowa - szablony dla KOWR i UC

Po co mi szablony korespondencji?

Jako winiarz musisz regularnie informować urzędy o swojej działalności:

• KOWR (Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa) - deklaracje i oświadczenia
• Urząd Celno-Skarbowy - zgłoszenia produkcji i zbiorów

VineyardElf pomoże Ci przygotować profesjonalne pisma na podstawie danych z systemu!

Kiedy muszę wysłać email do urzędu?

Zgłoszenie do Urzędu Celno-Skarbowego

Przed rozpoczęciem produkcji wina musisz powiadomić Urząd Celno-Skarbowy o:

• Planowanym zbiórze winogron
• Rozpoczęciu fermentacji
• Szacunkowych ilościach

Ważne: Zgłoszenie wysyłasz do UC, nie do KOWR!

Szablony emaili

1. Zgłoszenie zbioru i rozpoczęcia fermentacji

Użyj tego szablonu gdy zbierasz winogrona i zaczynasz fermentację:

Temat: Zgłoszenie zbioru i rozpoczęcia fermentacji – [NAZWA WINNICY] – ID SISC: [TWÓJ_NUMER]

Szanowni Państwo,

W nawiązaniu do zatwierdzonych Akt Weryfikacyjnych (znak sprawy: [NUMER_SPRAWY]),
uprzejmie informujemy o planowanym rozpoczęciu procesu produkcyjnego wina w dniu
[DATA] od godz. [GODZINA].

Poniższe dane, ze względu na charakter prac, mogą mieć charakter szacunkowy:

Wyrób: [TYP WINA - np. wino białe, wino różowe]
Surowiec: szacunkowo [ILOŚĆ] kg winogron (odmiany planowane do zbioru: [ODMIANY])
Naczynia fermentacyjne: zbiorniki ze stali nierdzewnej nr [NUMERY] oraz pojemniki
polietylenowe nr [NUMERY]
Planowany termin obciągu: ok. [DATA_OD] – [DATA_DO]
Przewidywana ilość wyrobu: ok. [ILOŚĆ] L

Szczegółowe dane zostaną ujęte w dokumentacji produkcyjnej prowadzonej w winnicy.

Z poważaniem,
[IMIĘ I NAZWISKO]
[NAZWA WINNICY]
[ADRES]
[TELEFON]

2. Zgłoszenie dodatkowego zbioru

Użyj gdy robisz kolejny zbiór w sezonie:

Temat: Zgłoszenie dodatkowego zbioru i rozpoczęcia fermentacji – [NAZWA WINNICY] – ID SISC: [NUMER]

Szanowni Państwo,

Uprzejmie informujemy, że w dniu [DATA] planowany jest dodatkowy zbiór winogron
oraz rozpoczęcie fermentacji nowej partii wina.

Poniższe dane mają charakter szacunkowy:

Wyrób: [TYP WINA - np. wino białe (planowane wino musujące)]
Surowiec: ok. [ILOŚĆ] kg winogron odmian [ODMIANY]
Naczynie fermentacyjne: zbiornik ze stali nierdzewnej nr [NUMER],
przeznaczony do kontaktu z żywnością
Planowany termin obciągu: ok. [DATA_OD] – [DATA_DO]
Przewidywana ilość wyrobu: ok. [ILOŚĆ] litrów

Szczegółowe dane zostaną ujęte w dokumentacji produkcyjnej prowadzonej w winnicy.

Z poważaniem,
[IMIĘ I NAZWISKO]
[NAZWA WINNICY]
[ADRES]
[TELEFON]

3. Informacja o zakończeniu fermentacji

Temat: Informacja o zakończeniu fermentacji – [NAZWA WINNICY] – ID SISC: [NUMER]

Szanowni Państwo,

Uprzejmie informujemy o zakończeniu fermentacji burzliwej partii wina:

Partia: [NUMER/OZNACZENIE]
Rodzaj: [TYP WINA]
Ilość: [ILOŚĆ] litrów
Data zakończenia fermentacji: [DATA]
Zbiornik: nr [NUMER]

Wino zostało zlane z osadu fermentacyjnego i rozpoczyna okres leżakowania.

Z poważaniem,
[PODPIS]

Jak wypełnić szablon?

Zamień pola w nawiasach kwadratowych na swoje dane:

Gdzie wysłać email?

Urząd Celno-Skarbowy

Wyślij na email swojego Urzędu Celno-Skarbowego (Delegatura Akcyzowa).
Adres znajdziesz w piśmie o zatwierdzeniu Akt Weryfikacyjnych.

Zazwyczaj format: uc.[miasto]@mf.gov.pl lub podany przez urząd.

KOWR

Deklaracje do KOWR składasz przez system elektroniczny lub na adres:

• Email: kancelaria@kowr.gov.pl
• Portal: https://www.kowr.gov.pl

Wskazówki

• Wysyłaj z wyprzedzeniem - najlepiej dzień przed planowanym zbiorem
• Zachowaj potwierdzenie - zapisz email z datą wysłania
• Bądź szacunkowy - lepiej podać zakres (np. 900-1100 kg) niż dokładną wartość
• Aktualizuj gdy się zmieni - jeśli termin się przesunie, wyślij korektę

Planowane funkcje

W przyszłości VineyardElf będzie oferował:

• Automatyczne generowanie emaili na podstawie danych z systemu
• Wysyłanie bezpośrednio z aplikacji
• Historia korespondencji z urzędami
• Przypomnienia o konieczności zgłoszenia

Powiązane artykuły

• Kalendarz i terminy KOWR
• Alerty i przypomnienia